> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.hocdoc.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Vorlagen und Variablen > Angebote als Vorlage speichern, daraus neue Angebote starten und Texte mit Variablen beim Versand automatisch füllen. Mit einer Vorlage startest du ein neues Angebot nicht bei null. Mit Variablen schreibst du einen Text einmal, HocDoc setzt beim Versand die Werte ein. Eine Vorlage mit Fragen fragt dich vor dem Start nach den Angaben, die in die Texte fließen sollen. Vorlagen speichern, bearbeiten, löschen und verwenden darfst du ab der Rolle Mitglied. Betrachter sehen die Liste der Vorlagen ohne diese Knöpfe. Mehr dazu unter [Team und Rollen](/guides/team-und-rollen). ## Angebot als Vorlage speichern Öffne die Detailseite des Angebots und wähle **Als Vorlage speichern**. Denselben Eintrag gibt es in der Angebotsliste im Menü der Zeile. **Name** ist mit dem Titel des Angebots vorbelegt (höchstens 120 Zeichen). **Beschreibung (optional)** fasst bis zu 500 Zeichen. **Angebotstyp (optional)** ist ein freier Kurztext, zum Beispiel „Website-Relaunch“ (höchstens 80 Zeichen). Fragen sind ebenfalls optional, siehe unten. Wähle **Vorlage speichern**. Danach erscheint „Vorlage gespeichert“ mit dem Link **Zu den Vorlagen**. Die Vorlage übernimmt den Entwurf, wie er beim Speichern ist. Empfänger, Versanddaten und Antworten nimmt sie nicht mit. Platzhalter in den Texten bleiben stehen. Ist der Entwurf nicht gültig, speichert HocDoc nicht und meldet „Der Entwurf ist noch nicht gültig“ mit den Gründen. Ein Workspace kann höchstens 200 Vorlagen haben. Die Seite **Vorlagen** zeigt den Stand („12 von 200 Vorlagen“), der Dialog ebenfalls („12 von 200 Vorlagen belegt.“). Ist die Grenze erreicht, speichert HocDoc keine weitere Vorlage. Lösche zuerst eine, die du nicht mehr brauchst. ## Vorlagen verwalten Jede Karte auf der Seite **Vorlagen** zeigt Name, Anzahl der Sections, Beschreibung, Angebotstyp, Anzahl der Fragen, den Aufbau als Vorschau und das Erstelldatum. Die neueste Vorlage steht vorn. Im Menü der Karte stehen zwei Einträge: * **Bearbeiten** ändert Name, Beschreibung, Angebotstyp und Fragen. Der Inhalt der Vorlage bleibt unverändert. * **Löschen** fragt nach („Vorlage löschen?“) und löscht endgültig. Angebote, die aus der Vorlage entstanden sind, bleiben erhalten. ## Angebot aus einer Vorlage starten Es gibt zwei Wege: * Seite **Vorlagen**: **Angebot erstellen** auf der Karte. * Seite **Neues Angebot**, Bereich **Aus Vorlage**: **Vorlage verwenden** auf der Karte. Hat die Vorlage keine Fragen, legt HocDoc sofort ein Angebot mit Status „Entwurf“ an und öffnet dessen Detailseite. Der Titel ist der Name der Vorlage, du änderst ihn dort. Hat die Vorlage Fragen, kommst du zuerst zum Interview (siehe unten). ## Variablen in Texten Eine Variable steht in doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel `{{firma}}`. Du kannst sie in jeden Text einer Section schreiben. Beim Versand ersetzt HocDoc sie durch den Wert. Dein Entwurf behält die Platzhalter, die versendete Version enthält den eingesetzten Text. ### Eingebaute Variablen | Variable | Wert | Woher | | - | - | - | | `{{firma}}` | Firma des Empfängers | Versand-Dialog, **Firma (optional)** | | `{{name}}` | Name des Empfängers | Versand-Dialog, **Name des Empfängers** | | `{{email}}` | E-Mail des Empfängers | Versand-Dialog, **E-Mail des Empfängers** | | `{{absender}}` | Dein Absendername | **Einstellungen**, Bereich **Absender**, Feld **Absendername**. Ist es leer, gilt der Name des Workspace | | `{{datum}}` | Datum des Versands | Tag des Versands | | `{{gueltig_bis}}` | Ablaufdatum | Versand-Dialog, **Gültig bis** | Beide Datumswerte stehen als Kalenderdatum in der Zeitzone des Workspace. Vorname, Nachname oder Anrede gibt es nicht. Der Empfänger hat ein einziges Namensfeld. Im Builder listet der Tab **Variablen** alle Platzhalter. Ein Klick kopiert den Platzhalter in die Zwischenablage („Kopiert“). Du fügst ihn selbst in den Text ein, HocDoc setzt ihn nicht an der Cursorposition ein. ### Schreibweise Ein Name beginnt mit einem Kleinbuchstaben. Danach folgen Kleinbuchstaben, Ziffern oder Unterstriche. Er ist höchstens 40 Zeichen lang. Großbuchstaben und Umlaute sind nicht erlaubt: `{{Firma}}` ist ungültig. Leerzeichen direkt innerhalb der Klammern stören nicht. Es gibt kein Zeichen, um doppelte geschweifte Klammern wörtlich zu schreiben. ### Vorschau Die **Vorschau** im Builder setzt ein, was schon feststeht: Antworten aus dem Interview, Absender und Datum, nach einem Versand auch die Daten des letzten Empfängers. Platzhalter ohne Wert bleiben stehen und sind markiert („Markierte Platzhalter werden beim Versand gefüllt.“). Vor dem ersten Versand betrifft das die Daten des Empfängers, sie stehen erst im Versand-Dialog fest. Die Vorschau auf der Detailseite zeigt den Entwurf mit markierten Platzhaltern. ### Offene Variablen sperren den Versand Eine Variable ist offen, wenn sie beim Versand keinen Wert bekommt. Das sind vier Fälle: * Unbekannter Name: eine eigene Variable, zu der das Angebot keine Frage hat. * Leerer Wert: zum Beispiel `{{firma}}` bei leerem Feld **Firma (optional)** oder eine Frage ohne Antwort. * Ungültiger Name: zum Beispiel `{{Firma}}`. * Doppelte Klammer ohne Gegenstück: zum Beispiel `{{firma}` oder `{firma}}`. Der Versand-Dialog zeigt dann „Versand gesperrt: 1 Variable ohne Wert“ (bei mehreren „Versand gesperrt: 2 Variablen ohne Wert“). Die Liste nennt je Variable die betroffenen Sections und was zu tun ist. Im Builder springt ein Klick auf einen Eintrag zur ersten betroffenen Section. Solange etwas offen ist, bleibt **Versenden** gesperrt. Geprüft werden nur sichtbare Sections, ausgeblendete zählen nicht. ### Wo nichts ersetzt wird * Titel des Angebots und **Persönliche Nachricht (optional)** im Versand-Dialog. Stehen dort doppelte geschweifte Klammern, ist der Versand gesperrt und der Dialog bittet dich, den Text zu ändern. * **Text des Buttons** für den Link nach der Annahme. Auch dort sind doppelte geschweifte Klammern nicht erlaubt. * Bild-Adressen von Logos. ## Vorlage mit Fragen Eine Vorlage kann bis zu 20 Fragen tragen. Jede Frage füllt eine eigene Variable. Eigene Variablen entstehen nur auf diesem Weg. Schreibe den Platzhalter in die Texte des Angebots, zum Beispiel `{{projektziel}}`. Tu das vor dem Speichern, denn die Vorlage übernimmt den Entwurf, wie er dann ist. Wähle auf der Detailseite **Als Vorlage speichern**. Unter **Fragen (optional)** sind die eigenen Variablen aus den Texten schon eingetragen, mit leerem Fragetext. Mit **Frage hinzufügen** legst du weitere Zeilen an. Im Dialog aus der Angebotsliste ist nichts vorbelegt. Schreibe den Fragetext in **Frage 1** (höchstens 200 Zeichen) und den Namen ohne Klammern in **Variable 1**, zum Beispiel `projektziel`. Ist **Variable 1** leer, schlägt HocDoc beim Verlassen des Fragefelds einen Namen aus dem Fragetext vor. Jede Zeile braucht Fragetext und Variable. Eine Zeile mit leerem Fragetext verhindert das Speichern („Frage 1: Die Frage darf nicht leer sein.“). Fülle sie aus oder entferne sie. Ein eigener Name darf keine eingebaute Variable sein und nur einmal vorkommen. ## Das Interview vor dem Start Bei einer Vorlage mit Fragen führen **Angebot erstellen** und **Vorlage verwenden** zuerst auf die Seite **Fragen zum Angebot**. Je Frage gibt es ein Textfeld für bis zu 2000 Zeichen, darunter steht der Platzhalter. Keine Frage ist Pflicht. **Angebot anlegen** erstellt das Angebot, **Abbrechen** führt zur Seite **Neues Angebot**. Die Antworten liegen als Kopie am Angebot. Ab der Rolle Mitglied änderst du sie auf der Detailseite unter „Antworten aus dem Interview“ oder im Builder im Tab **Variablen**, jeweils mit **Antworten speichern**. Betrachter sehen die Antworten auf der Detailseite, ändern sie aber nicht. * Fehlt eine Antwort, deren Variable in einem sichtbaren Text steht, ist der Versand gesperrt, bis du sie nachträgst. * Geänderte Antworten gelten ab dem nächsten Versand. Bereits versendete Versionen bleiben, wie sie sind. * Ein dupliziertes Angebot nimmt Fragen und Antworten mit. * Änderst du später die Fragen der Vorlage, ändern sich bestehende Angebote nicht. Weiter geht es mit dem [Versand](/guides/versenden). This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.