Wie Kontakte entstehen
Ein Kontakt entsteht automatisch, wenn du ein Angebot versendest (siehe Versenden). Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist der Schlüssel, Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Gibt es zu dieser Adresse im Workspace schon einen Kontakt, wird das Angebot ihm zugeordnet. Sonst legt HocDoc einen neuen an, mit den Angaben aus „Name des Empfängers“ und „Firma (optional)“ im Versand-Dialog. Solange es keinen Versand gab, steht dort „Noch keine Kontakte“.Erneuter Versand an dieselbe Adresse
- Das Angebot bleibt beim selben Kontakt, es entsteht kein zweiter.
- Der Name aus dem Versand-Dialog ersetzt den bisherigen Namen des Kontakts.
- Eine Firma aus dem Versand-Dialog ersetzt die bisherige. Lässt du das Feld leer, bleibt die bekannte Firma am Kontakt stehen.
- Hast du Name oder Firma am Kontakt selbst geändert (siehe unten), überschreibt ein Versand sie nicht mehr. Das gilt je Feld getrennt und auch, wenn du ein Feld von Hand geleert hast.
- Telefon und Notiz kennt der Versand nicht. Sie bleiben immer stehen.
Erneuter Versand an eine andere Adresse
Versendest du ein bestehendes Angebot erneut an eine andere Adresse, wechselt das Angebot zum Kontakt dieser Adresse. Der bisherige Kontakt bleibt bestehen.Die Liste
Über der Liste wählst du zwischen Personen und Firmen. Die Liste zeigt 25 Einträge je Seite. Gibt es mehr, blätterst du unten mit Zurück und Weiter. Sortiert wird nach der letzten Aktivität, die jüngste zuerst. Das ist das jüngste Ereignis über alle Angebote des Kontakts, sonst die letzte Änderung am Kontakt.Personen
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailseite.
Firmen
Firmen sind kein eigener Datensatz. HocDoc leitet sie aus dem Feld Firma der Kontakte ab und fasst gleiche Namen ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung zusammen. Angezeigt wird die Schreibweise des zuletzt aktualisierten Kontakts. Kontakte ohne Firma erscheinen in dieser Ansicht nicht. Die Spalten sind Firma, Kontakte, Angebote, Angenommen und Letzte Aktivität. Ein Klick auf eine Firma wechselt zur Personenansicht und sucht nach diesem Firmennamen.Suche
Das Suchfeld Kontakte durchsuchen sucht in der Personenansicht nach Name, E-Mail und Firma („Suchen nach Name, E-Mail, Firma“), in der Firmenansicht nach der Firma („Suchen nach Firma“). Die Suche startet automatisch, kurz nachdem du aufgehört hast zu tippen. Sie findet Teile eines Begriffs, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Sonderzeichen wie% suchen wörtlich nach diesem Zeichen.
Der Suchbegriff steht nicht in der Adresszeile und nicht im Browser-Verlauf. Deshalb setzt ein Neuladen der Seite die Suche zurück. Über der Liste steht die Trefferzahl. Gibt es keinen Treffer, erscheint „Keine Kontakte gefunden“ mit dem Knopf Suche zurücksetzen.
Detailseite
Die Detailseite hat drei Teile.- Kontakt: Name, E-Mail (als Mail-Link), Firma, Telefon und Notiz. Ein Klick auf die Firma führt zur Kontaktliste und sucht dort nach diesem Firmennamen. Eine Telefonnummer ist ein Anruf-Link, wenn sie eine einzelne wählbare Nummer ist. Enthält das Feld Zusätze wie „Zentrale“ oder zwei Nummern, steht sie als Text da. Fehlt die Notiz, steht dort „Keine Notiz“.
- Kennzahlen: Angebote, Offen (versendet, noch nicht angenommen oder abgelehnt), Angenommen und Letzte Aktivität. Ein Angebot mit erreichtem Ablaufdatum zählt nicht mehr als offen.
- Angebote: Alle Angebote an diesen Kontakt mit Angebot, Status, Wert, Versendet, Gültig bis und Letzte Aktivität. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Angebot. Der Wert stammt aus der versendeten Version.
Kontakt bearbeiten
Im Dialog „Kontakt bearbeiten“ pflegst du vier Felder:1
Kontakt öffnen
Klicke in der Liste auf den Kontakt.
2
Bearbeiten wählen
Klicke auf Bearbeiten und ändere die Felder, die du pflegen willst.
3
Speichern
Klicke auf Speichern. Mit Abbrechen verwirfst du die Änderung.
- Die E-Mail-Adresse steht im Dialog nur zur Ansicht: „Die Adresse lässt sich nicht ändern. Über sie ordnet der Versand Angebote diesem Kontakt zu.“ Für eine andere Adresse versendest du das Angebot an diese Adresse, dann entsteht ein eigener Kontakt.
- Leere Felder sind erlaubt. Ein leeres Feld wird am Kontakt geleert.
- Steuerzeichen und Zeilenumbrüche in Name, Firma und Telefon werden zu Leerzeichen, Leerzeichen am Rand fallen weg. In der Notiz bleiben Zeilenumbrüche im Text erhalten, am Rand fallen sie weg.
- Gespeichert werden nur die Felder, die du geändert hast. Ein Feld, das du nicht angefasst hast, bleibt auch dann stehen, wenn die Seite veraltet ist.
- Hat inzwischen jemand anderes (oder ein Versand) ein Feld geändert, das du ebenfalls geändert hast, wird nichts gespeichert. Es erscheint: „Der Kontakt wurde inzwischen geändert. Bitte lade die Seite neu und trage deine Änderung erneut ein.“
- Die Angaben zum Empfänger am Angebot selbst bleiben der Stand des jeweiligen Versands. Eine Änderung am Kontakt ändert sie nicht.
Rollen
Ansehen und Suchen dürfen alle Rollen, auch Betrachter. Den Knopf Bearbeiten sehen Inhaber, Admin und Mitglied. Wer ohne Schreibrechte speichern will, bekommt: „Du hast in diesem Workspace keine Schreibrechte.“ Mehr zu den Rollen: Team und Rollen.Grenzen
- Kontakte lassen sich nicht von Hand anlegen. Sie entstehen nur beim Versand.
- Kontakte lassen sich nicht löschen und nicht zusammenführen.
- Es gibt keinen Import.
- Die E-Mail-Adresse eines Kontakts lässt sich nicht ändern.
- Firmen lassen sich nicht einzeln bearbeiten. Du änderst das Feld Firma am jeweiligen Kontakt.