Was der Empfänger sieht
Oben steht eine Leiste mit deinem Logo (ohne Logo mit der Marke und dem Workspace-Namen), „Angebot für“ mit dem Empfängernamen und „Gültig bis“ mit dem Datum. Darunter folgen die Sections des Angebots. Die Section Annahme enthält das Formular. Sie steht in jedem Angebot genau einmal. Unter dem Angebot liegen:- der Link Angebot als PDF herunterladen,
- eine Karte „Kurzfassung für Mitentscheider“ (siehe unten),
- die Angaben des Absenders: Firma, Adresse, Kontakt, Website, Impressum und AGB, soweit du sie in den Einstellungen pflegst.
Annahme ohne Konto
1
Name und E-Mail-Adresse
Das Formular in der Section Annahme hat die Felder Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse. Sie sind nicht vorausgefüllt. Dazu kommt ein Häkchen: „Ich nehme dieses Angebot verbindlich an und stimme der elektronischen Abwicklung zu.“ Alle drei Angaben sind Pflicht.
2
Code anfordern
Ein Klick auf Code anfordern schickt einen 6-stelligen Code an die angegebene Adresse. Der Betreff der Mail beginnt mit „Ihr Bestätigungscode:“ und nennt den Code. Der Code gilt 15 Minuten.
3
Code eingeben und annehmen
Die Seite zeigt „Wir haben einen 6-stelligen Code an“ mit der Adresse. Der Empfänger trägt den Code bei Bestätigungscode ein und klickt auf den Knopf, der den Angebotstitel in Anführungszeichen und das Wort „annehmen“ trägt. Kam kein Code an, hilft Code erneut anfordern.
Grenzen bei Codes
Greift eine der drei Grenzen für Anforderungen, steht: „Zu viele Anforderungen. Bitte versuchen Sie es in einer Stunde erneut.“ Versendest du das Angebot erneut, verfallen bereits angeforderte Codes.
Ein Angebot lässt sich nur einmal annehmen. Wer danach den Link öffnet, sieht „Angebot bereits angenommen“. Ist das Angebot abgelaufen oder zurückgezogen, ist keine Annahme mehr möglich.
Annahme durch eine andere Person
Das Formular ist nicht an die Adresse des Empfängers gebunden. Leitet der Empfänger den Link weiter, kann auch eine andere Person annehmen. Der Code geht an die Adresse, die sie angibt. Als Unterzeichner gelten der Name und die Adresse aus ihrer Eingabe. Weicht die Adresse von der Empfängeradresse im Versand ab, steht in der Zeitleiste „Code von anderer Adresse angefordert“. Wer angenommen hat, zeigt die Karte Annahme auf der Detailseite.Nach der Annahme
Die Seite zeigt die Karte „Angebot angenommen“ mit dem Text „Vielen Dank. Eine Bestätigung wurde an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.“ Dazu gehören:- der Button zum Schritt nach der Annahme, wenn du beim Versand einen Link eingetragen hast (siehe Versenden). Er öffnet in einem neuen Tab,
- der Knopf Zertifikat herunterladen.
Mails
Das Angebot hat danach den Status „Angenommen“. Auf der Detailseite zeigt die Karte Annahme die Felder „Unterzeichner“, „E-Mail“ und „Angenommen am“, dazu den Link Zertifikat herunterladen. Der Link gilt 5 Minuten ab dem Laden der Seite, danach lädst du die Seite neu. Gibt es keine Datei, steht dort „Kein Zertifikat verfügbar.“
Das Abschlusszertifikat
Das Zertifikat ist ein PDF mit einer Seite und der Überschrift „Annahme-Zertifikat“. Darunter steht der Name deines Workspace. Zeiten stehen in der Zeitzone deines Workspace. Es enthält:
Fehlt eine Zeit oder Angabe, steht „nicht erfasst“. Titel und Absender entsprechen dem Stand vom Versand. Der Link nach der Annahme ist nicht Teil des Zertifikats.
Angebots-PDF
Das Angebot gibt es auch als PDF: für den Empfänger über Angebot als PDF herunterladen, für dich auf der Detailseite je Version in der Karte Versendete Versionen. Das PDF ist textbasiert, ohne Logo und Primärfarbe. Es nennt Titel, Absender, Empfänger, Versand- und Ablaufdatum und die Version. Im Fuß jeder Seite stehen die Version und ihr SHA-256. Das öffentliche PDF nennt vom Empfänger nur den Namen.
Das PDF wird bei jedem Abruf neu erzeugt. Über den öffentlichen Link ist es für offene und für angenommene Angebote abrufbar. Ein angenommenes Angebot bleibt auch nach Ablauf der Frist als PDF verfügbar. Die Prüfseite prüft nur Zertifikate, nicht das Angebots-PDF.
Die Prüfseite
Unter/pruefen kann jeder ohne Anmeldung ein Zertifikat prüfen. Die Seite heißt „Dokument prüfen“. Es gibt zwei Wege.
Datei prüfen
Der Prüfer wählt unter Zertifikat (PDF) die Datei mit Datei wählen (höchstens 25 MB) und klickt auf Datei prüfen. Der SHA-256 der Datei entsteht im Browser. Die Datei selbst wird nicht übertragen, nur ihr Wert.Hash eingeben
Alternativ trägt er unter Snapshot-Hash (SHA-256) die 64 Zeichen aus dem Zertifikat ein und klickt auf Hash prüfen. Leerzeichen und Großschreibung spielen keine Rolle. Der Dokument-Hash lässt sich dort nicht prüfen.Was die Ergebnisse bedeuten
Die Prüfung nennt nie Angebot oder Unterzeichner.
Ältere Zertifikate
Für Zertifikate aus der Zeit vor der Prüfseite ist keine Datei hinterlegt. Ihnen fehlt die Zeile „Echtheit prüfen“. Sie lassen sich nur über den Snapshot-Hash von Hand prüfen. Das Ergebnis lautet „Annahme gefunden“ und sagt nichts darüber, ob die Datei unverändert ist. Beim Prüfen einer solchen Datei erscheint „Nicht gefunden“.Kurzfassung für Mitentscheider
Die Kurzfassung ist eine kurze Seite, die der Empfänger an alle weiterleiten kann, die mitentscheiden. Sie liegt unter dem Angebotslink mit dem Zusatz/kurz. Es gibt kein eigenes Geheimnis: Wer den Link hat, kommt auch zum vollen Angebot.
Der Empfänger findet den Link in der Karte „Kurzfassung für Mitentscheider“ unter dem offenen Angebot (Link kopieren, Kurzfassung ansehen). Du findest ihn auf der Detailseite unter dem Hinweis „Kurzfassung für Mitentscheider: ein Bildschirm zum Weiterleiten, eigene Einträge in der Zeitleiste.“ Karte und Zeile erscheinen nur, wenn die Kurzfassung mindestens einen Block hat.
Die Seite leitet sich aus dem versendeten Angebot ab. Du pflegst sie nicht. Sie hat bis zu fünf Blöcke. Je Block zählt die erste sichtbare Section des Typs:
Texte werden gekürzt. Alle anderen Sections fehlen (Kosten des Wartens, Zeitplan, Referenzen, Häufige Fragen, Video, Eigener Rechner, Freier Text), ebenso Zusatzleistungen und die Merkmale der Pakete. Unten stehen Zum vollständigen Angebot und der PDF-Link. Angenommen wird dort nicht.
Ein Aufruf erscheint in der Zeitleiste als „Kurzfassung angesehen“. Er zählt nicht als Öffnung des Angebots und löst keine Mail zur ersten Öffnung aus. Bei abgelaufenen, zurückgezogenen und angenommenen Angeboten zeigt die Seite statt der Kurzfassung den Hinweis zum Status.