Ein Workspace kann höchstens 1000 Einträge haben. Einträge im Papierkorb zählen nicht mit. Ist die Grenze erreicht, meldet HocDoc „Die Bibliothek ist voll (höchstens 1000 Einträge). Lösche zuerst einen Eintrag.“
Einträge anlegen
1
Reiter wählen
Öffne den Reiter der Art und wähle Leistung anlegen, Case anlegen oder Einwand anlegen.
2
Felder ausfüllen
Die Felder je Art stehen unten. Der Titel des Eintrags entsteht aus dem Inhalt: bei einer Leistung der Name, bei einem Case Person und Firma, bei einem Einwand die Frage.
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Tags vergeben und speichern
Trage bei Bedarf Tags ein und wähle Speichern. HocDoc meldet „Leistung angelegt.“, bei Cases und Einwänden entsprechend.
Leistung
- Name (Pflicht, höchstens 160 Zeichen) und Beschreibung (höchstens 2000 Zeichen).
- Preis und Währung. Neue Leistungen starten mit der Währung des Workspace. Wechselst du die Währung, bleibt der Betrag als Zahl stehen (bei Währungen ohne Nachkommastellen gerundet). HocDoc rechnet nichts um.
- Abrechnungshinweis (höchstens 80 Zeichen), zum Beispiel „einmalig“.
- Leistungspunkte: bis zu 30, je höchstens 120 Zeichen. Mit Leistungspunkt hinzufügen kommt einer dazu.
Case
- Zitat (Pflicht, höchstens 2000 Zeichen).
- Person (Pflicht), Rolle und Firma (je höchstens 120 Zeichen).
Einwand
- Einwand (Frage) (Pflicht, höchstens 300 Zeichen).
- Antwort (Pflicht, höchstens 4000 Zeichen).
Bearbeiten und duplizieren
Jeder Eintrag hat ein Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Die Art eines Eintrags lässt sich nicht ändern. Beim Duplizieren entsteht eine Kopie im selben Workspace. Name, Person oder Frage bekommen den Zusatz „ (Kopie)“, sofern der Text danach noch in die Feldgrenze passt. Die Tags bleiben erhalten. Ist der gespeicherte Inhalt eines Eintrags ungültig, zeigt die Karte „Der gespeicherte Inhalt ist ungültig. Du kannst den Eintrag nur noch löschen und neu anlegen.“Tags, Suche und Filter
Ein Eintrag hat bis zu 10 Tags mit je 1 bis 40 Zeichen. Übernimm einen Tag mit Enter oder Komma. Tags, die sich nur in Groß- und Kleinschreibung unterscheiden, zählen als ein Tag. Beim Tippen schlägt das Feld Tags vor, die in deinem Workspace schon vergeben sind, über alle drei Arten hinweg. Es erscheinen höchstens 8 Vorschläge. Tags, die mit deiner Eingabe beginnen, stehen vorn. Über der Liste steht das Suchfeld mit dem Platzhalter „Suchen“. Die Suche findet Text in Titel, Tags und den Inhaltsfeldern, auch in den Leistungspunkten. Sie unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Daneben zeigt HocDoc, wie viele Einträge passen („3 Einträge“). Hat die aktuelle Art Tags, stehen sie unter dem Suchfeld als Schalter, vorn Alle. Du wählst einen Tag zur Zeit. Die Liste zeigt zuerst die zuletzt geänderten Einträge. Mit Weitere anzeigen lädst du je bis zu 50 weitere nach. Findet sich nichts, hilft Filter zurücksetzen.Im Builder einfügen
Wähle im Builder eine Section „Preise“, „Referenzen“ oder „Häufige Fragen“. Rechts im Bereich Inhalt steht Aus Bibliothek einfügen.1
Eintrag suchen
Der Dialog heißt zum Beispiel „Leistung aus der Bibliothek einfügen“. Suche im Feld nach dem Eintrag. Der Dialog zeigt höchstens 50 Einträge. Verfeinere die Suche, um weitere zu finden.
2
Einfügen
Bei Leistungen wählst du Als Paket oder Als Zusatzleistung. Bei Cases und Einwänden steht Einfügen.
- Die Section „Preise“ fasst höchstens drei Pakete. Sind sie belegt, geht nur noch Als Zusatzleistung.
- Eine Zusatzleistung übernimmt Name, Beschreibung und Preis. Abrechnungshinweis und Leistungspunkte entfallen.
Hinweis bei anderer Währung
Hat die Leistung eine andere Währung als die übrigen Preise im Angebot, steht schon im Dialog „Andere Währung als die übrigen Preise im Angebot (EUR).“ Nach dem Einfügen weist HocDoc noch einmal darauf hin. Es sperrt nichts und rechnet nichts um. Verglichen wird nur mit den Preisen der Section „Preise“.Passende Cases über Tags
Beim Einfügen eines Cases erscheint der Bereich Passend zu, sobald deine Cases Tags haben. Wähle bis zu 10 Tags, etwa Branche und Größe. Der Dialog zeigt dann nur Cases mit mindestens einem dieser Tags. Die mit den meisten Treffern stehen oben, bei gleicher Zahl die zuletzt geänderten. Jede Karte nennt die Treffer („2 von 3 Tags passen“). Auswahl aufheben setzt zurück. Die Auswahl wird nicht gespeichert. Ohne Auswahl zeigt der Dialog die Cases wie gewohnt.Aus dem Angebot in die Bibliothek speichern
An jedem Paket, jeder Zusatzleistung, jeder Kundenstimme und jeder Frage steht im Bereich Inhalt ein Lesezeichen-Knopf, zum Beispiel „Paket 1 in Bibliothek speichern“. Er legt den Eintrag ohne Tags an. Danach meldet HocDoc „… in der Bibliothek gespeichert.“ Vergib die Tags anschließend auf der Seite Bibliothek. Passt der Eintrag nicht in die Grenzen der Bibliothek oder fehlt ein Pflichtfeld, steht dort „Nicht gespeichert.“ mit dem Grund.Papierkorb
Löschen fragt nach und verschiebt den Eintrag in den Papierkorb („Leistung in den Papierkorb verschoben.“). Angebote, in die du den Eintrag eingefügt hast, bleiben unverändert. Im Reiter Papierkorb stehen die gelöschten Einträge aller Arten, der zuletzt gelöschte zuerst. Jede Karte zeigt Art, Titel, Tags und das Datum: „Gelöscht am … Wird am … endgültig gelöscht.“ Einträge bleiben 30 Tage hier. Die endgültige Löschung läuft einmal täglich, das genannte Datum liegt deshalb meist einen Tag nach „Löschen plus 30 Tage“.- Wiederherstellen holt den Eintrag zurück. Er zählt wieder gegen die Grenze von 1000.
- Endgültig löschen fragt nach („Endgültig löschen?“) und löscht unwiderruflich.
Rollen
Mehr zu Rollen steht unter Team und Rollen. Wie Sections aufgebaut sind, steht unter Sections.