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Der Deal-Coach hilft dir bei einem versendeten Angebot, das noch nicht angenommen ist. Auf Wunsch schlägt er dir per KI den nächsten Schritt vor und schreibt den Kern einer Mail zum Nachfassen. Ein KI-Modell von Anthropic (Claude) liest dafür Kennzahlen zum Verlauf des Angebots. Daneben gibt es die Hinweise des Deal-Coachs. Sie arbeiten mit festen Regeln, ohne KI, und stehen immer da. Ihre Regeln stehen unter Auswertung.
Empfehlung und Mail-Entwurf erzeugen die Rollen Inhaber, Admin und Mitglied. Mit der Rolle Betrachter siehst du die Hinweise und ein gespeichertes Ergebnis. Statt des Knopfs steht dort: „Empfehlung und Mail-Entwurf kann nur anfordern, wer im Workspace Schreibrecht hat.“ Mehr dazu unter Team und Rollen.

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Wo der Deal-Coach steht

Öffne ein Angebot mit dem Status „Versendet“ über die Liste oder die Übersicht. Auf der Detailseite steht die Karte Deal-Coach. Sie sagt: „Hinweise aus dem Verlauf dieses Angebots. Auf Wunsch dazu eine Empfehlung und ein Mail-Entwurf zum Nachfassen.“
  • Oben stehen die Hinweise. Gibt es nichts zu tun, steht dort „Keine Hinweise im Moment.“
  • Darunter folgt der Bereich Empfehlung und Mail-Entwurf.
Für Entwürfe, angenommene, abgelaufene und zurückgezogene Angebote gibt es keine Empfehlung. Die Karte erscheint nur bei einem versendeten, offenen Angebot.

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Empfehlung erzeugen

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Hinweis zur Datenweitergabe lesen

Über dem Knopf steht, was an den Anbieter geht. Lies ihn, bevor du klickst. Es geht erst etwas hinaus, wenn du klickst.
2

Erzeugen

Klicke auf Empfehlung erzeugen. Während der Aufruf läuft, steht auf dem Knopf „Wird erzeugt …“.
3

Ergebnis lesen

Die Karte zeigt eine Empfehlung und einen Mail-Entwurf.

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Die Empfehlung

Die Empfehlung besteht aus einer Kennzeichnung, einem Satz und den Gründen. Die Kennzeichnung ist eine von vier: Anrufen, Per Mail nachfassen, Abwarten oder Erneut versenden. Der Satz sagt, was du als Nächstes tun solltest. Die Gründe nennen Signale aus dem Verlauf mit ihren Zahlen, zum Beispiel Öffnungen oder Tage seit dem Versand. Die Empfehlung folgt der Sprache deiner Oberfläche.

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Der Mail-Entwurf

Der Entwurf hat die Felder Betreff und Text. Der Text beginnt mit der Anrede „Guten Tag“ und dem Namen des Empfängers, soweit er beim Angebot steht. Er endet mit dem Link zum Angebot und „Viele Grüße“ mit deinem Namen. Anrede, Link und Gruß setzt HocDoc, nicht die KI. Die Mail ist immer deutsch, weil der Empfänger sie liest.
  • Du kannst Betreff und Text ändern. Deine Änderungen werden nicht gespeichert.
  • Text kopieren legt den Text in die Zwischenablage. Danach steht kurz „Kopiert“.
  • Im Mail-Programm öffnen öffnet dein Mail-Programm mit Adresse, Betreff und Text. Der Knopf erscheint nur, wenn beim Angebot eine Adresse des Empfängers steht.
  • HocDoc versendet den Entwurf nie. Du sendest ihn aus deinem eigenen Mail-Programm.
Lies den Entwurf, bevor du ihn sendest. Das Modell formuliert nur aus dem Verlauf und den Angaben im Angebot, kann aber danebenliegen. Prüfe Zusagen, Zahlen und Fristen.

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Neu erzeugen

Das Ergebnis wird gespeichert. Öffnest du die Seite später wieder, steht es ohne neuen Aufruf da, mit „Erzeugt am“ und dem Datum.
  • Neu erzeugen ist gesperrt, solange sich nichts geändert hat. Dann steht dort: „Seit der letzten Empfehlung hat sich an diesem Angebot nichts geändert.“ Das kostet nichts.
  • Hat sich der Verlauf oder das Angebot geändert, zum Beispiel durch eine neue Öffnung oder eine Erinnerung, wird der Knopf frei. Ein Klick erzeugt dann ein neues Ergebnis.
  • Auch ein neuer Kalendertag (UTC) zählt als Änderung, weil die Kennzahlen in Tagen gerechnet werden (zum Beispiel Tage seit dem Versand). Am nächsten Tag ist Neu erzeugen wieder frei, auch ohne neue Öffnung oder Erinnerung. Ein Klick zählt dann als Aufruf.
  • Pro Angebot gibt es am Tag höchstens 3 neue Empfehlungen (Kalendertag in UTC). Danach steht: „Für dieses Angebot gibt es heute höchstens 3 neue Empfehlungen. Morgen geht es weiter.“

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Was an den KI-Anbieter geht

Mit dem Klick gehen Titel, Firma des Empfängers, Kennzahlen zum Verlauf (Öffnungen, Lesezeiten, Erinnerungen) sowie Ergebnis und Preise aus dem Angebot an Anthropic (Claude API). Name und Mail-Adresse des Empfängers gehen nicht mit. Der Name steht erst in deinem Entwurf, wenn HocDoc die Anrede einsetzt.

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Kontingent und Grenzen

  • Monatskontingent: Jedes neue Erzeugen zählt als ein KI-Aufruf auf dein Monatskontingent. Das Kontingent hängt vom Tarif ab: im Tarif Pro 100 Aufrufe je Kalendermonat, im Tarif Team 250. Es wird je Konto über alle deine Workspaces gezählt und mit dem Interview und der Auswertung eines Transkripts geteilt. Ein Entwurf im Interview zählt wie eine Empfehlung einen Aufruf, ein Transkript nach seiner Länge 1, 2 oder 3 Aufrufe (siehe Interview zum Gespräch). Über dem Knopf steht, was übrig ist: „Noch 87 von 100 KI-Aufrufen in diesem Monat. Jedes neue Erzeugen zählt als ein Aufruf.“
  • Aufgebraucht: Dann steht „Dein Kontingent von 100 KI-Aufrufen für diesen Monat ist aufgebraucht. Ab dem“ mit dem Datum, „gibt es wieder neue Empfehlungen und Mail-Entwürfe.“ Die Hinweise oben gelten weiter.
  • Gespeichertes Ergebnis: Ein gespeichertes Ergebnis bleibt sichtbar, auch wenn das Kontingent aufgebraucht ist.
  • Tarif Starter: Der Tarif enthält keine KI-Funktionen. Dort steht: „Dein Tarif enthält keine KI-Funktionen. Deshalb gibt es hier keine Empfehlung und keinen Mail-Entwurf. Die Hinweise oben gelten weiter.“
  • Tagesgrenze: Pro Tag sind 30 Empfehlungen je Konto möglich (über alle deine Workspaces gezählt) und 50 je Workspace.
  • Fehler des Anbieters: Schlägt der Aufruf beim Anbieter fehl, wird er nicht zurückgebucht. Abgelehnte Klicks, etwa wegen eines aufgebrauchten Kontingents oder einer Tagesgrenze, zählen nicht.
  • Nicht eingerichtet: Ist die KI-Funktion in der Umgebung nicht eingerichtet, steht dort „Die KI-Funktion ist nicht eingerichtet. Deshalb gibt es hier keine Empfehlung und keinen Mail-Entwurf. Die Hinweise oben gelten weiter.“

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Fehlermeldungen

Weiter geht es mit der Auswertung des Angebots.