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Auf der Seite „Team“ verwaltest du die Mitglieder deines Workspace. Sie zeigt „Mitglieder, Rollen und offene Einladungen dieses Workspace.“ Jede Rolle sieht die Liste der Mitglieder. Einladen, Einladungen verwalten, Rollen ändern und Entfernen dürfen nur Inhaber und Admins. Nur sie sehen auch die Karten „Mitglied einladen“ und „Offene Einladungen“.

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Die Rollen

Jedes Mitglied hat genau eine Rolle. Wer einen Workspace anlegt, wird sein Inhaber.

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Was jede Rolle darf

Das Konto (Profil, Passwort, Zwei-Faktor-Anmeldung) verwaltet jede Person selbst, unabhängig von der Rolle. Siehe Einstellungen.

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Mitglied einladen

Die eingeladene Person bekommt „eine Mail mit einem Link, der sieben Tage gilt.“
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Adresse und Rolle eintragen

Gib in der Karte „Mitglied einladen“ die „E-Mail-Adresse“ ein und wähle die „Rolle“. Zur Wahl stehen Admin, Mitglied und Betrachter. Unter dem Feld steht die Beschreibung der gewählten Rolle. Die Vorauswahl ist Mitglied.
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Einladung senden

Wähle Einladung senden. Du siehst „Einladung an [Adresse] verschickt.“ Die Mail kommt mit dem Betreff „[Name] hat dich zu [Workspace] eingeladen“ und dem Knopf „Einladung ansehen“.
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Einladung annehmen

Die eingeladene Person öffnet den Link und nimmt die Einladung an (siehe unten).
Die Rolle „Inhaber“ lässt sich nicht per Einladung vergeben. Lade die Person ein und ändere ihre Rolle danach (nur Inhaber dürfen das).

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Grenzen beim Einladen

  • Die Einladung gilt sieben Tage. Das Ablaufdatum steht in der Mail und in der Liste. Der Link gilt nur für die eingeladene Adresse.
  • Ist die Adresse schon Mitglied, meldet die App „Diese Person ist bereits Mitglied im Workspace.“
  • Du kannst höchstens 50 Einladungen in 24 Stunden verschicken. Auch ein Workspace insgesamt hat dieses Limit. Erneutes Senden zählt mit. Danach meldet die App „Du hast heute schon viele Einladungen verschickt. Bitte versuche es morgen wieder.“
  • Lädst du dieselbe Adresse erneut ein, wird die frühere offene Einladung ungültig.
  • Kann die Mail nicht zugestellt werden, zieht die App die Einladung sofort zurück und meldet es. Dann versuchst du es erneut.
  • Ist die einladende Person beim Annehmen nicht mehr Inhaber oder Admin des Workspace, gilt die Einladung als zurückgezogen.

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Offene Einladungen

Die Karte „Offene Einladungen“ zeigt alle Einladungen, die noch nicht angenommen wurden. Zu jeder stehen Adresse, Rolle und „Gültig bis“ oder „Abgelaufen am“ mit Datum. Das Datum folgt der Zeitzone des Workspace. Eine bereits angenommene Einladung lässt sich nicht zurückziehen. Angenommene und zurückgezogene Einladungen stehen nicht mehr in der Liste.

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Einladung annehmen

Der Link in der Mail öffnet die Seite „Einladung zu [Workspace]“. Sie nennt, wer dich mit welcher Rolle eingeladen hat, für welche Adresse die Einladung gilt und bis wann.
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Mit der richtigen Adresse anmelden

Ohne Anmeldung bietet die Seite Anmelden und Konto erstellen an, die Adresse ist vorbelegt. Du brauchst ein Konto mit genau der Adresse, an die die Einladung ging, und diese Adresse muss bestätigt sein. Erstellst du das Konto über die Einladung, führt dich die Bestätigung der Adresse zurück zur Einladung. Mehr zum Konto steht unter Erste Schritte.
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Einladung annehmen

Wähle Einladung annehmen. Angenommen wird nur per Klick, nie automatisch beim Öffnen des Links.
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Im Workspace arbeiten

Danach öffnet die App die Übersicht dieses Workspace.
Hat dein Konto die Zwei-Faktor-Anmeldung, fragt die App vorher den Code ab und führt dich danach zur Einladung zurück. Einige Seiten erscheinen statt der Annahme:

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Rolle ändern

In der Tabelle „Mitglieder“ steht in der Spalte „Rolle“ bei jedem Mitglied, das du verwalten darfst, eine Auswahl. Wählst du eine neue Rolle, wird sie sofort gespeichert. Du siehst „Rolle von [Name] ist jetzt [Rolle].“
  • Inhaber können jede Rolle vergeben, auch Inhaber.
  • Admins können Admin, Mitglied und Betrachter vergeben. Inhaber können sie weder ändern noch ernennen.
  • Die eigene Zeile hat weder Auswahl noch Entfernen-Knopf. Du kannst deine eigene Rolle also nicht ändern. Die Spalte zeigt sie nur an, das Mitglied ist mit „Du“ markiert.
  • Der letzte Inhaber lässt sich nicht herabstufen oder entfernen: „Der letzte Inhaber kann nicht entfernt oder herabgestuft werden. Ernenne zuerst einen weiteren Inhaber.“

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Mitglied entfernen

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Mitglied wählen

Wähle in der Zeile des Mitglieds das Papierkorb-Symbol („[Name] entfernen“).
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Bestätigen

Der Dialog „Mitglied entfernen“ sagt: „[Name] ([Adresse]) verliert sofort den Zugriff auf diesen Workspace.“ Wähle Entfernen.
Admins können alle außer Inhaber entfernen. Inhaber können alle anderen Mitglieder entfernen. Bei deiner eigenen Zeile gibt es keinen Entfernen-Knopf.

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Zwischen Workspaces wechseln

Du kannst Mitglied in mehreren Workspaces sein, zum Beispiel durch Einladungen. Ab zwei Workspaces zeigt das Konto-Menü unten links den Abschnitt „Workspace wechseln“. Der aktive Workspace trägt ein Häkchen. Wählst du einen anderen, öffnet die App dessen Übersicht. Die App merkt sich deine Auswahl. Rollen gelten je Workspace: Du kannst in einem Workspace Inhaber und in einem anderen Betrachter sein.

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Lesemodus für Betrachter

Betrachter sehen Angebote und Auswertungen, ändern aber nichts.
  • Im Builder steht oben „Nur Lesen“ und ein Hinweis: „Du hast in diesem Workspace Leserechte. Du kannst das Angebot ansehen, aber nicht ändern.“ Die Seitenleiste zeigt nur die Struktur des Angebots. Es gibt keinen Speicherstatus, kein Rückgängig und kein Versenden. Sections lassen sich ansehen und auswählen.
  • Auf der Detailseite eines Angebots heißt der Knopf Im Builder ansehen statt „Im Builder öffnen“.
  • Auf der Seite „Neues Angebot“ steht: „Du hast in diesem Workspace nur Leserechte und kannst keine Angebote anlegen.“ Die Angebotsliste zeigt keinen Knopf „Neues Angebot“. Vorlagen, Bibliothek und Kontakte lassen sich nicht bearbeiten, und der Papierkorb der Bibliothek fehlt.
  • In den Einstellungen erscheint „Nur Lesen.“
  • Im Onboarding fehlt „Erstes Angebot anlegen“.