Alle Rollen sehen die Karten der Seite. Titel ändern, Duplizieren, Als Vorlage speichern, Erneut versenden, Zurückziehen, Nachfassen stoppen, Antworten ändern und Gegenzeichnen dürfen die Rollen Inhaber, Admin und Mitglied. Mit der Rolle Betrachter fehlen diese Knöpfe. Das PDF einer Version lädst du in jeder Rolle herunter, und den Builder öffnest du als Betrachter im Lesemodus. Mehr dazu unter Team und Rollen.
Welche Karten du siehst
Die Karten stehen in dieser Reihenfolge untereinander. Manche erscheinen nur, wenn es etwas zu zeigen gibt.Karte „Details“
Die Karte trägt den Satz „Titel, Status und Empfänger dieses Angebots.“ Rechts oben steht der Status, zum Beispiel „Entwurf“, „Versendet“, „Abgelaufen“, „Angenommen“ oder „Zurückgezogen“. Ein versendetes Angebot, dessen Frist erreicht ist, zeigt sofort „Abgelaufen“. Welcher Status welche Aktion erlaubt, steht unter Versenden.Titel ändern
Im Feld Titel steht der Name des Angebots. Ändere ihn und wähle Speichern. Der Titel darf nicht leer sein und höchstens 200 Zeichen haben. Sonst meldet HocDoc „Der Titel darf nicht leer sein.“ oder „Der Titel darf höchstens 200 Zeichen lang sein.“ Klappt das Speichern nicht, steht dort „Titel konnte nicht gespeichert werden.“ Der Titel einer schon versendeten Version bleibt, wie er beim Versand war. Der neue Titel gilt ab dem nächsten Versand (siehe Versenden).Angaben zum Empfänger
Sobald ein Empfänger eingetragen ist, also nach dem ersten Versand, zeigt die Karte:- Empfänger: der Name, bei einer angegebenen Firma „Name · Firma“,
- E-Mail: die Adresse des Empfängers,
- Versendet am: Datum und Uhrzeit des Versands mit dem Zusatz „Uhr“,
- Gültig bis: das Ablaufdatum.
Wenn die Mail nicht ankam
Konnte HocDoc die Mail mit dem Angebot endgültig nicht zustellen, steht in der Karte in Rot: „Die Mail mit dem Angebot konnte nicht zugestellt werden. Prüfe die Adresse und versende das Angebot erneut.“ Die Meldung erscheint bei einem versendeten Angebot. Nutze Erneut versenden und korrigiere die Adresse im Dialog.Nachfassen
Bei einem offenen, versendeten Angebot steht in der Karte die Zeile Nachfassen, wenn der Workspace das automatische Nachfassen nutzt. Sie zeigt den Stand: die nächste Erinnerung, „Keine weitere Erinnerung geplant.“, „Automatisches Nachfassen ist für dieses Angebot aus.“ oder wer gestoppt hat. Solange das Nachfassen läuft, steht daneben der Knopf Nachfassen stoppen. Alles dazu steht unter Automatisch nachfassen.Link zum Angebot
Nach dem ersten Versand zeigt die Karte den Link, den der Empfänger bekommt. Daneben stehen zwei Knöpfe:- Kopieren legt den Link in die Zwischenablage. Danach steht kurz „Kopiert“.
- Öffnen öffnet den Link in einem neuen Tab.
Link zur Kurzfassung
Gibt die versendete Version eine Kurzfassung her, steht unter dem Link ein zweites Feld. Davor erklärt ein Satz: „Kurzfassung für Mitentscheider: ein Bildschirm zum Weiterleiten, eigene Einträge in der Zeitleiste.“ Auch dieses Feld hat Kopieren und Öffnen. Wie die Kurzfassung entsteht und wie sie zählt, steht unter Annahme und Zertifikat.Aktionen
Unter den Angaben stehen die Aktionen. Sie hängen vom Status ab.
Einen Entwurf versendest du aus dem Builder (siehe Versenden). Dort heißt der Knopf Versenden.
Duplizieren
Duplizieren legt einen neuen Entwurf an und öffnet dessen Detailseite. Der Titel lautet „Titel (Kopie)“, bei einer Kopie der Kopie „Titel (Kopie 2)“. Die Kopie übernimmt den Entwurf und die Antworten auf die Fragen. Sie hat keinen Empfänger und keinen Verlauf. Während der Aufruf läuft, steht auf dem Knopf „Wird dupliziert …“. Mehr dazu unter Angebot erstellen. Schlägt es fehl, steht unter den Knöpfen eine Meldung:Als Vorlage speichern
Als Vorlage speichern öffnet den Dialog, in dem du Name, Beschreibung, Angebotstyp und Fragen angibst. Die eigenen Variablen aus den Texten sind schon als Fragen eingetragen. Alles dazu, auch die Grenze von 200 Vorlagen, steht unter Vorlagen und Variablen.Erneut versenden
Erneut versenden öffnet den Dialog „Angebot erneut versenden“, mit den Angaben des letzten Versands vorbelegt. Es entsteht eine neue Version, der Link bleibt gleich. Das geht bei „Versendet“ und bei „Abgelaufen“, auch zum Verlängern. Mehr unter Versenden.Zurückziehen
Zurückziehen gibt es nur bei „Versendet“. HocDoc fragt nach: „Dieses Angebot wirklich zurückziehen? Der öffentliche Link zeigt danach einen Hinweis statt des Angebots.“ Während der Aufruf läuft, steht auf dem Knopf „Wird zurückgezogen …“. Ein zurückgezogenes Angebot lässt sich nicht wieder versenden. Mehr unter Versenden.Deal-Coach
Bei einem versendeten, offenen Angebot steht unter der Karte Details die Karte Deal-Coach mit Hinweisen und auf Wunsch einer Empfehlung samt Mail-Entwurf. Alles dazu steht unter Deal-Coach.Antworten aus dem Interview
Hat das Angebot Fragen mit Antworten, etwa weil es aus einer Vorlage mit Fragen entstanden ist, zeigt die Karte Antworten aus dem Interview sie an. Der Hinweis lautet: „Die Antworten füllen die Variablen in den Texten. Eingesetzt wird beim Versand.“- Mit Schreibrecht änderst du die Antworten in den Feldern und wählst Antworten speichern. Danach steht „Gespeichert“. Geänderte Antworten gelten ab dem nächsten Versand.
- Als Betrachter siehst du die Antworten ohne Felder. Eine leere Antwort zeigt „Keine Antwort“.
Unterschriften
Läuft ein Vorgang mit mehreren Unterzeichnern, Gegenzeichnung oder Unterschrift, zeigt die Karte Unterschriften unter „Wer unterschrieben hat und wer noch fehlt.“ den Stand, zum Beispiel „1 von 3 unterschrieben“. Jede Person steht mit „unterschrieben am …“, „an der Reihe“ oder „offen“ in der Liste, die Gegenzeichnung als „Gegenzeichnung“. Ist die Gegenzeichnung an der Reihe, erscheint für Mitglieder, Admins und Inhaber der Knopf Gegenzeichnen. Endet der Vorgang durch Zurückziehen oder Ablauf, steht dort zum Beispiel „Vorgang beendet: 2 von 3 Unterschriften lagen vor.“ Der Ablauf steht unter Annahme und Zertifikat.Wahl des Empfängers
Hat der Empfänger ein Paket und Zusatzleistungen gewählt, zeigt die Karte Wahl des Empfängers unter „Welches Paket und welche Zusatzleistungen gewählt wurden.“ das Paket, die Zusatzleistungen und die Summe. Siehe Annahme und Zertifikat.Annahme
Nach der Annahme zeigt die Karte Annahme unter „Wer hat angenommen und wann.“ den Unterzeichner, seine E-Mail und Angenommen am. Darunter steht der Link Zertifikat herunterladen. Der Link ist fünf Minuten gültig. Lade die Seite neu, wenn er abgelaufen ist. Ohne Zertifikat steht dort „Kein Zertifikat verfügbar.“ Mehr zum Zertifikat unter Annahme und Zertifikat.Onboarding-Formular
Hat der Versand ein Onboarding-Formular eingeschaltet und ist das Angebot angenommen, zeigt die Karte Onboarding-Formular die Antworten des Empfängers. Siehe Annahme und Zertifikat.Versendete Versionen
Die Karte Versendete Versionen trägt den Satz „Jede Version als PDF, so wie sie verschickt wurde.“ Sie listet jede Version, die neueste zuerst:- „Version 2 (aktuell) · versendet am … Uhr“,
- PDF herunterladen, während der Erzeugung „PDF wird erstellt …“,
- „Versendet unter dem Titel“ mit dem damaligen Titel, wenn er vom heutigen abweicht,
- „Link nach der Annahme („Text des Buttons“):“ mit der Adresse, wenn die Version einen Link festhält.
Auswertung
Die Karte Auswertung zeigt, wie lange Empfänger bei welchem Abschnitt verweilt haben, mit Aufrufen und Besuchern je Abschnitt. Siehe Auswertung.Zeitleiste
Die Karte Zeitleiste („Alle Ereignisse zu diesem Angebot.“) listet alle Ereignisse, das neueste zuerst, mit Datum und Uhrzeit. Eine Tabelle aller Einträge steht unter Auswertung.Vorschau
Die Karte Vorschau zeigt den aktuellen Entwurf, nicht den versendeten Stand: „So sieht der aktuelle Entwurf aus.“ Der Entwurf steht in einem Fenster, das du scrollst. Enthält er Variablen, steht dabei: „Markierte Platzhalter werden beim Versand gefüllt.“ Oben rechts in der Karte stehen zwei Knöpfe:- Im Builder öffnen führt in den Builder. Als Betrachter heißt der Knopf Im Builder ansehen und öffnet den Lesemodus.
- Interview erscheint nur bei einem Entwurf, nur mit Schreibrecht und nur, wenn dein Tarif KI-Funktionen enthält und die KI-Funktion eingerichtet ist. Siehe Interview zum Gespräch.