Vorlagen und Variablen

Mit einer Vorlage startest du ein neues Angebot nicht bei null. Mit Variablen schreibst du einen Text einmal, HocDoc setzt beim Versand die Werte ein. Eine Vorlage mit Fragen fragt dich vor dem Start nach den Angaben, die in die Texte fließen sollen.

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Angebot als Vorlage speichern

Die Vorlage übernimmt den Entwurf, wie er beim Speichern ist. Empfänger, Versanddaten und Antworten nimmt sie nicht mit. Platzhalter in den Texten bleiben stehen. Ist der Entwurf nicht gültig, speichert HocDoc nicht und meldet „Der Entwurf ist noch nicht gültig“ mit den Gründen. Ein Workspace kann höchstens 200 Vorlagen haben. Die Seite Vorlagen zeigt den Stand („12 von 200 Vorlagen“), der Dialog ebenfalls („12 von 200 Vorlagen belegt.“). Ist die Grenze erreicht, speichert HocDoc keine weitere Vorlage. Lösche zuerst eine, die du nicht mehr brauchst.

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Vorlagen verwalten

Jede Karte auf der Seite Vorlagen zeigt Name, Anzahl der Sections, Beschreibung, Angebotstyp, Anzahl der Fragen, den Aufbau als Vorschau und das Erstelldatum. Die neueste Vorlage steht vorn. Im Menü der Karte stehen zwei Einträge:

• Bearbeiten ändert Name, Beschreibung, Angebotstyp und Fragen. Der Inhalt der Vorlage bleibt unverändert.
• Löschen fragt nach („Vorlage löschen?“) und löscht endgültig. Angebote, die aus der Vorlage entstanden sind, bleiben erhalten.

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Angebot aus einer Vorlage starten

Es gibt zwei Wege:

• Seite Vorlagen: Angebot erstellen auf der Karte.
• Seite Neues Angebot, Bereich Aus Vorlage: Vorlage verwenden auf der Karte.

Hat die Vorlage keine Fragen, legt HocDoc sofort ein Angebot mit Status „Entwurf“ an und öffnet dessen Detailseite. Der Titel ist der Name der Vorlage, du änderst ihn dort. Hat die Vorlage Fragen, kommst du zuerst zum Interview (siehe unten).

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Variablen in Texten

Eine Variable steht in doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel {{firma}}. Du kannst sie in jeden Text einer Section schreiben. Beim Versand ersetzt HocDoc sie durch den Wert. Dein Entwurf behält die Platzhalter, die versendete Version enthält den eingesetzten Text.

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Eingebaute Variablen

Beide Datumswerte stehen als Kalenderdatum in der Zeitzone des Workspace. Vorname, Nachname oder Anrede gibt es nicht. Der Empfänger hat ein einziges Namensfeld. Im Builder listet der Tab Variablen alle Platzhalter. Ein Klick kopiert den Platzhalter in die Zwischenablage („Kopiert“). Du fügst ihn selbst in den Text ein, HocDoc setzt ihn nicht an der Cursorposition ein.

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Schreibweise

Ein Name beginnt mit einem Kleinbuchstaben. Danach folgen Kleinbuchstaben, Ziffern oder Unterstriche. Er ist höchstens 40 Zeichen lang. Großbuchstaben und Umlaute sind nicht erlaubt: {{Firma}} ist ungültig. Leerzeichen direkt innerhalb der Klammern stören nicht. Es gibt kein Zeichen, um doppelte geschweifte Klammern wörtlich zu schreiben.

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Vorschau

Die Vorschau im Builder setzt ein, was schon feststeht: Antworten aus dem Interview, Absender und Datum, nach einem Versand auch die Daten des letzten Empfängers. Platzhalter ohne Wert bleiben stehen und sind markiert („Markierte Platzhalter werden beim Versand gefüllt.“). Vor dem ersten Versand betrifft das die Daten des Empfängers, sie stehen erst im Versand-Dialog fest. Die Vorschau auf der Detailseite zeigt den Entwurf mit markierten Platzhaltern.

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Offene Variablen sperren den Versand

Eine Variable ist offen, wenn sie beim Versand keinen Wert bekommt. Das sind vier Fälle:

• Unbekannter Name: eine eigene Variable, zu der das Angebot keine Frage hat.
• Leerer Wert: zum Beispiel {{firma}} bei leerem Feld Firma (optional) oder eine Frage ohne Antwort.
• Ungültiger Name: zum Beispiel {{Firma}}.
• Doppelte Klammer ohne Gegenstück: zum Beispiel {{firma} oder {firma}}.

Der Versand-Dialog zeigt dann „Versand gesperrt: 1 Variable ohne Wert“ (bei mehreren „Versand gesperrt: 2 Variablen ohne Wert“). Die Liste nennt je Variable die betroffenen Sections und was zu tun ist. Im Builder springt ein Klick auf einen Eintrag zur ersten betroffenen Section. Solange etwas offen ist, bleibt Versenden gesperrt. Geprüft werden nur sichtbare Sections, ausgeblendete zählen nicht.

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Wo nichts ersetzt wird

• Titel des Angebots und Persönliche Nachricht (optional) im Versand-Dialog. Stehen dort doppelte geschweifte Klammern, ist der Versand gesperrt und der Dialog bittet dich, den Text zu ändern.
• Text des Buttons für den Link nach der Annahme. Auch dort sind doppelte geschweifte Klammern nicht erlaubt.
• Bild-Adressen von Logos.

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Vorlage mit Fragen

Eine Vorlage kann bis zu 20 Fragen tragen. Jede Frage füllt eine eigene Variable. Eigene Variablen entstehen nur auf diesem Weg. Jede Zeile braucht Fragetext und Variable. Eine Zeile mit leerem Fragetext verhindert das Speichern („Frage 1: Die Frage darf nicht leer sein.“). Fülle sie aus oder entferne sie. Ein eigener Name darf keine eingebaute Variable sein und nur einmal vorkommen.

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Das Interview vor dem Start

Bei einer Vorlage mit Fragen führen Angebot erstellen und Vorlage verwenden zuerst auf die Seite Fragen zum Angebot. Je Frage gibt es ein Textfeld für bis zu 2000 Zeichen, darunter steht der Platzhalter. Keine Frage ist Pflicht. Angebot anlegen erstellt das Angebot, Abbrechen führt zur Seite Neues Angebot. Die Antworten liegen als Kopie am Angebot. Ab der Rolle Mitglied änderst du sie auf der Detailseite unter „Antworten aus dem Interview“ oder im Builder im Tab Variablen, jeweils mit Antworten speichern. Betrachter sehen die Antworten auf der Detailseite, ändern sie aber nicht.

• Fehlt eine Antwort, deren Variable in einem sichtbaren Text steht, ist der Versand gesperrt, bis du sie nachträgst.
• Geänderte Antworten gelten ab dem nächsten Versand. Bereits versendete Versionen bleiben, wie sie sind.
• Ein dupliziertes Angebot nimmt Fragen und Antworten mit.
• Änderst du später die Fragen der Vorlage, ändern sich bestehende Angebote nicht.

Weiter geht es mit dem Versand.