Einschalten
Öffne Einstellungen und wechsle in den Reiter Nachfassen. Dort schaltest du jede Regel einzeln ein und stellst die Tage ein (ganze Zahl von 1 bis 30). Einschalten und ändern dürfen nur Inhaber und Admins. Alle anderen Rollen sehen den Reiter ohne Änderungsmöglichkeit. Mehr zu Rollen: Team und Rollen.Eine Regel gilt für Angebote, die du nach dem Einschalten versendest. Ältere Angebote bekommen keine Erinnerung. Schaltest du eine Regel aus und wieder ein, zählen wieder nur die Angebote, die du danach versendest.
Die vier Regeln
Ein Tag sind 24 Stunden. Als geöffnet gilt der Aufruf des Angebots. Der Aufruf der Kurzfassung zählt nicht.
Zu den Regeln im Einzelnen:
- Die ersten drei Regeln gehen an den Empfänger und enden mit der ersten Unterschrift.
- „Gültigkeit läuft ab“ gilt nur, wenn die Gültigkeit mindestens einen Tag länger ist als die eingestellten Tage. Bei einer sehr kurzen Frist gibt es diese Erinnerung nicht.
- „Unterschrift steht aus“ gilt für weitere Unterzeichner ab der zweiten Stelle, mit hinterlegter Adresse. Die Erinnerung geht an diesen Unterzeichner. Die Gegenzeichnung wird nicht erinnert. Mehr zu Unterzeichnern: Versenden.
Beim Versenden
Im Versand-Dialog erscheint die Auswahl Automatisch nachfassen, sobald im Workspace mindestens eine Regel an ist. Sie ist vorbelegt mit an. Wähl sie ab, wenn für dieses Angebot keine Erinnerung rausgehen soll. Die Auswahl gilt für die Version, die beim Versand entsteht. Versendest du das Angebot erneut, legst du die Auswahl neu fest. Die Regeln liest HocDoc immer live aus den Einstellungen. Schaltest du eine Regel aus, geht für sie auch bei bereits versendeten Angeboten nichts mehr raus.Auf der Detailseite
Bei einem versendeten Angebot zeigt die Detailseite in der Zeile Nachfassen:- „Nächste Erinnerung (nicht geöffnet) ab (Datum).“ nennt die Regel und den frühesten Zeitpunkt. Der Zeitpunkt ist der Beginn des nächsten Zeitfensters (siehe unten). Die Regelnamen in der Klammer lauten „nicht geöffnet“, „noch nicht angenommen“, „Gültigkeit läuft ab“ und „Unterschrift steht aus“.
- „Keine weitere Erinnerung geplant.“, wenn nichts mehr ansteht.
- „Automatisches Nachfassen ist für dieses Angebot aus.“, wenn du es beim Versand abgewählt hast.
- Wie viele Erinnerungen schon raus sind: „Noch keine Erinnerung gesendet.“, „Eine Erinnerung gesendet.“ oder „2 Erinnerungen gesendet.“
- „Nachfassen gestoppt am …“ oder „Der Empfänger hat Erinnerungen am … abgestellt.“
Wann Erinnerungen enden
Es geht keine Erinnerung mehr raus, wenn eines davon zutrifft:- Das Angebot ist angenommen, abgelehnt, zurückgezogen oder abgelaufen.
- Der Workspace hat die Regel ausgeschaltet.
- Du hast das Nachfassen auf der Detailseite gestoppt.
- Der Empfänger hat Erinnerungen abgestellt.
- Du hast das Angebot erneut versendet. Die Auswahl der alten Version gilt dann nicht mehr.
Grenzen
- Je Regel und versendeter Version geht höchstens eine Erinnerung raus. Bei „Unterschrift steht aus“ gilt das je Unterzeichner.
- Je Version gehen höchstens drei Erinnerungen raus.
- An dieselbe Adresse geht höchstens eine Erinnerung am Tag, über alle Angebote deines Workspace.
- Erinnerungen gehen montags bis freitags zwischen 9:00 und 16:59 Uhr raus, in der Zeitzone des Workspace. Feiertage berücksichtigt HocDoc nicht. Fällt eine Erinnerung außerhalb dieser Zeit an, geht sie im nächsten Zeitfenster raus. Endet das Angebot vorher, entfällt sie.
- Ein erneuter Versand legt eine neue Version an. Für sie beginnt die Zählung neu.
Der Empfänger kann abstellen
Jede Erinnerung enthält im Fuß einen Link zum Abstellen. Die Seite stellt erst mit dem Knopf ab, nicht schon durch das Öffnen des Links. Das Abstellen gilt für das ganze Angebot, auch nach einem erneuten Versand. Du kannst es nicht aufheben. Stellt ein Unterzeichner ab, endet das Nachfassen auch für die anderen.Zeitleiste
Die Zeitleiste des Angebots zeigt neue Einträge:
Über die API erscheinen die Einträge als
follow_up_sent und follow_ups_stopped.