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Beim Versenden bekommt der Empfänger eine Mail mit einem Link auf die Angebotsseite. Versenden, erneut versenden und zurückziehen darfst du ab der Rolle Mitglied (Mitglied, Admin, Inhaber). Betrachter sehen diese Knöpfe nicht. Mehr zu Rollen: Team und Rollen.

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Angebot versenden

Einen Entwurf versendest du aus dem Builder. Dort steht oben der Knopf Versenden. Ist das Angebot schon versendet oder abgelaufen, heißt der Knopf Erneut versenden. Diesen Knopf gibt es dann auch auf der Detailseite des Angebots.
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Dialog öffnen

Klick im Builder auf Versenden. Der Dialog heißt „Angebot versenden“.
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Empfänger eintragen

Name des Empfängers und E-Mail des Empfängers sind Pflicht. Firma (optional) ist freiwillig.
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Nachricht und Frist

In Persönliche Nachricht (optional) stehen bis zu 4000 Zeichen. Sie erscheint in der Mail. Gültig bis ist Pflicht und vorbelegt mit dem Tag, der 14 Tage nach heute liegt (in der Zeitzone deines Workspace). Das Angebot läuft am Ende dieses Tages ab, nach der Uhr der Workspace-Zeitzone. Das Datum darf nicht in der Vergangenheit liegen.
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Schritt nach der Annahme (optional)

Trag bei Link nach der Annahme (optional) eine Adresse ein, zum Beispiel zur Terminbuchung. Erlaubt sind nur Adressen mit https. Der Link erscheint nach der Annahme als Button und in der Bestätigungsmail. Bei Text des Buttons steht die Beschriftung (höchstens 60 Zeichen). Ohne eigenen Text heißt der Button „Termin vereinbaren“. Ohne Link gibt es keinen Button, ein Text allein wird nicht übernommen. Die Vorgabe für beide Felder steht in den Einstellungen im Reiter „Absender“ unter „Nach der Annahme“.
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Versenden

Klick auf Versenden. Danach zeigt der Dialog „Angebot versendet“, „Mail wurde gesendet.“ und den öffentlichen Link mit dem Knopf Kopieren.
Der Dialog zeigt außerdem den Offer-Score mit Hinweisen. Der Score ist eine Empfehlung und sperrt den Versand nicht. Beim Versand entsteht aus der Empfängeradresse ein Kontakt, oder der vorhandene Kontakt wird aktualisiert. Mehr dazu unter Kontakte.

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Wann der Versand gesperrt ist

Scheitert nur die Mail, ist das Angebot trotzdem versendet. Der Dialog meldet dann: „Angebot wurde versendet, die Mail konnte aber nicht zugestellt werden.“ Den Link findest du auf der Detailseite.

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Was beim Versand eingefroren wird

Bei jedem Versand entsteht eine neue Version. Sie hält fest:
  • den Inhalt des Angebots, mit eingesetzten Variablen,
  • den Titel,
  • den Absender (Workspace-Name und die Angaben aus den Einstellungen im Reiter „Absender“),
  • den Link nach der Annahme und den Text des Buttons.
Das heißt für spätere Änderungen:
  • Änderungen am Entwurf, am Titel oder an den Absenderangaben ändern das versendete Angebot nicht. Seite, Kurzfassung, PDF, Zertifikat und Mails an den Empfänger zeigen den Stand vom Versand.
  • Erst ein neuer Versand legt eine neue Version an.
  • Nicht eingefroren sind Logo, Farbe, Schrift und Zeitzone. Sie zeigen immer den aktuellen Stand.
  • Empfänger, Frist und Nachricht gehören zum Angebot, nicht zur Version. Ein erneuter Versand ersetzt sie.
  • Bei Versionen aus der Zeit, bevor Titel und Absender festgehalten wurden, zeigen Seite und PDF weiter den aktuellen Stand. Der PDF-Fuß sagt das.
Auf der Detailseite listet die Karte Versendete Versionen jede Version mit Datum und PDF herunterladen. Weicht der Titel von damals vom heutigen ab, steht dort „Versendet unter dem Titel“ mit dem Titel vom Versand. Der Link hat die Form /a/ plus ein langes Zufallskürzel. Er braucht kein Konto, der Empfänger öffnet ihn direkt. Er bleibt bei jedem erneuten Versand derselbe. Die Seite ist für Suchmaschinen gesperrt. Du findest den Link auf der Detailseite mit den Knöpfen Kopieren und Öffnen. Aufrufe erscheinen in der Zeitleiste als „Geöffnet“ oder „Geöffnet (neuer Leser)“. Derselbe Browser erzeugt innerhalb von 30 Minuten nur einen solchen Eintrag. Auch dein eigener Aufruf zählt als Öffnung, zum Beispiel über Öffnen auf der Detailseite.

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Die Mail an den Empfänger

Die Mail kommt mit dem Absendernamen aus den Einstellungen (sonst mit dem Workspace-Namen). Die Antwortadresse stammt ebenfalls aus den Einstellungen. Der Betreff lautet „[Workspace] hat Ihnen ein Angebot gesendet: [Titel]“. Im Text stehen deine Nachricht, die Frist („Das Angebot ist gültig bis“ mit Datum und Uhrzeit) und der Button Angebot ansehen. Am Ende steht der Hinweis „Dieser Link ist persönlich für Sie bestimmt. Leiten Sie ihn nicht an Dritte weiter.“ Die Mail ist in Sie-Form geschrieben.

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Benachrichtigung bei der ersten Öffnung

Beim ersten Aufruf des Links geht eine Mail mit dem Betreff „Geöffnet:“ plus Titel und dem Button Im Dashboard ansehen raus. Sie geht höchstens einmal je Versand. Ein erneuter Versand schaltet sie wieder scharf. Auch dein eigener Aufruf kann sie auslösen. Empfänger der Mail ist die Person, die das Angebot angelegt hat, solange sie noch Mitglied im Workspace ist. Sonst geht die Mail an die Inhaber. Ein Aufruf der Kurzfassung löst sie nicht aus.

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Erneut versenden

Mit Erneut versenden versendest du ein Angebot mit Status „Versendet“ oder „Abgelaufen“ noch einmal. Der Dialog heißt „Angebot erneut versenden“. Empfänger und Nachricht sind mit den Angaben des letzten Versands vorbelegt. Das Datum bei Gültig bis ist wieder die Vorgabe von 14 Tagen. Beim Link nach der Annahme hängt die Vorbelegung vom Ort ab: Auf der Detailseite steht der Stand des letzten Versands. Hast du den Link dort entfernt, bleibt das Feld leer. Im Builder steht immer die Vorgabe aus den Einstellungen.
  • Es entsteht eine neue Version mit dem aktuellen Stand des Entwurfs. Der Link bleibt derselbe.
  • Du kannst Empfänger, Nachricht und Frist ändern. Die Mail geht an die Adresse im Dialog.
  • Bestätigungscodes, die der Empfänger schon angefordert hat, werden verworfen. Er fordert einen neuen an.
  • Das PDF der älteren Version bleibt auf der Detailseite abrufbar und trägt den Hinweis „Ersetzt durch Version“ mit der Nummer der neuesten Version.
Angenommene und zurückgezogene Angebote lassen sich nicht erneut versenden. Für ein angenommenes Angebot lässt sich deshalb auch der Link nach der Annahme nicht nachtragen. Über Duplizieren auf der Detailseite entsteht ein neues Angebot im Status „Entwurf“ mit einer Kopie des Entwurfs, ohne Empfänger.

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Zurückziehen

Zurückziehen gibt es auf der Detailseite für Angebote mit Status „Versendet“. Du bestätigst die Frage „Dieses Angebot wirklich zurückziehen? Der öffentliche Link zeigt danach einen Hinweis statt des Angebots.“ Der Empfänger sieht danach „Dieses Angebot wurde zurückgezogen“. Es geht keine Mail an ihn. Ein zurückgezogenes Angebot lässt sich nicht wieder versenden.

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Ablauf und Verlängern

Ist die Frist erreicht, sieht der Empfänger „Dieses Angebot ist abgelaufen“. Annehmen und PDF-Download sind dann nicht mehr möglich. Die App zählt das Angebot sofort als „Abgelaufen“. Der Eintrag „Abgelaufen“ in der Zeitleiste wird nachgetragen (alle 15 Minuten oder beim erneuten Versand) und trägt die Zeit des Nachtrags. Das Ablaufdatum steht in der Beschriftung. Beim Ablauf geht keine Benachrichtigung raus. Zum Verlängern wählst du Erneut versenden und trägst ein neues Datum ein. Der Link bleibt derselbe. Ein abgelaufenes Angebot lässt sich nicht zurückziehen.

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Status im Überblick

Wie die Annahme abläuft, steht unter Annahme und Zertifikat. Wie du Öffnungen und Verlauf auswertest, steht unter Auswertung.